Anvisningar för utformning av projektförslag
Varje projektförslag skall innehålla följande delar:
Allt material inklusive bilagorna A, B, C, D och E ska levereras i ett sammanhållet dokument i pdf-format och skickas till FoI-BBT@trafikverket.se. Trafikverket kommer i sin beslutsprocess att behöva fler uppgifter om ansökan/projektet än vad som krävs i dessa anvisningar. För de ansökningar som rekommenderas av BBT kommer därför en kompletterande beskrivning behöva lämnas in av sökanden och avses kunna utarbetas i samverkan med Trafikverkets handläggare. Detaljerade anvisningar avseende denna kompletterande beskrivning kommer att delges sökanden i samband med att ansökan rekommenderas.
Bilaga A. Beskrivning av projektet
Texten skall omfatta maximalt25000 tecken, inklusive blanksteg, fotnoter o dyl. Typsnitt Times Roman, 12 punkter rekommenderas.
Bilaga A skall innehålla följande punkter:
Bilaga B. Budget och finansiering
Kostnader Projektets budgeterade kostnader skall redovisas i en detaljerad fullkostnadskalkyl som visar alla projektets kostnader väl specificerade och fördelade tidsmässigt under projektets löptid. Kostnaderna skall delas upp i direkta och indirekta kostnader. Universitet och högskolor skall följa Sveriges Universitets- och högskoleförbunds (SUHF) nationella modell för hantering och fördelning av indirekta kostnader. För övriga forskningsutövare accepteras personalkostnad i form av verifierad självtimkostnad och direkta projektkostnader, se dock nedan "nytt för år 2019". Direkta kostnader omfattar t.ex. lönekostnader inklusive sociala avgifter, lokalkostnader, direkta IT-kostnader, resor, litteratur, förbrukningsmaterial, utrustning och köpta tjänster. För lönekostnader skall deltagande personer specificeras och tidsomfattning för varje deltagare redovisas. Indirekta kostnader inkluderar ledning, forsknings-, ekonomi- och personaladministration och forskningsinfrastruktur och -service (t.ex. i form av tillgång till bibliotek och laboratorier). Finansiering Projektets finansiering skall redovisas med angivande av bidrag från samtliga finansiärer samt sökt belopp från Trafikverket. Observera att minst 40 % skall bestå av samfinansiering från andra parter än BBT/Trafikverket och att av denna samfinansiering skall minst 15 % av Trafikverkets andel bestå av egenfinansiering från forskningsutförarna i projektet. Som samfinansiär godtas inte sådana organisationer till vilka Trafikverket redan till stora delar bidrar med finansiering. BBT/Trafikverket finansierar maximalt indirekta kostnader upp till 75 % av lönekostnaden inklusive sociala avgifter. För doktorandprojekt finansierar Trafikverket normalt upp till 60 % av en kostnad på maximalt 1250 kkr/år. Denna finansiering avser ett ”normalt doktorandprojekt” och omfattar doktorand (80 % av heltid), handledning, forskningsinfrastruktur (såsom t.ex. arbetslokaler, datorer, tillgång till laboratorier och bibliotek) och direkta projektkostnader (såsom resor, konferenser, workshops/seminarier, publicering etc). Kostnader utöver detta måste motiveras särskilt. Sådana kostnader kan t.ex. bestå av kostnader för experimentell verksamhet (t.ex. arbetstid för laboratoriepersonal, provkroppar, förbrukningsmaterial och projektspecifik utrustning) och kostnader för arbete i projektet av seniora forskare utöver handledning. Observera "nytt för år 2019": För projektpart som inte är universitet eller högskola betalar Trafikverket för faktiska lönekostnader i FoI-projekt upp till 800 kr/tim + maximalt 30% i indirekta kostnader. (Med ”faktiska lönekostnader menas bruttolön och faktiska lönebikostnader, som exempelvis sociala avgifter, obligatoriska pensionsavsättningar, obligatoriska försäkringar och avgifter samt semesterersättning.) Ändringar av detta kan förekomma för vissa bidragsmottagare under förutsättning att de intygat att erhållet bidrag används inom sin icke-ekonomiska verksamhet och efter godkännande av Trafikverket. Observera att BBT endast tillstyrker finansiering i maximalt 3 år. Nya ansökningar till BBT som avser fortsättningsprojekt som tidigare finansierats genom BBT/Trafikverket kan vid BBTs utvärdering av ansökan ges viss prioritet om det kan motiveras och göras troligt att effektiviteten och resultatutfallet i fortsättningsprojektet väsentligt kommer att öka jämfört med i det föregående projektet. Detta också under förutsättning att utfallet av det föregående projektet varit positiv. Det är viktigt att avsedd samfinansiering beskrivs tydligt, bl a så att realismen i samfinansieringen kan bedömas. Avsedd samfinansiering måste vara beviljad innan projektstart och allra senast 6 månader efter ansökningstidens utgång! I vissa fall kan dock efter styrelsebeslut viss förlängning av denna tid medges! Ansökan till respektive medfinansiär ska normalt vara inskickad senast vid det tillfälle då ansökan ska vara inlämnad till BBT. Om avtal eller annan utfästelse redan finns avseende finansiering så ska detta bifogas/anges under Bilaga F nedan. Kostnader för referensgrupp förväntas i förekommande fall täckas genom egeninsatser från respektive deltagare. Observera också EUs regelverk avseende begränsning av statlig finansiering, se Bilaga C nedan. Ovan beskrivna finansieringsprinciper gäller normalt för BBT-projekt där BBT/Trafikverket är huvudfinansiär. Andra principer med en större finansieringsandel från BBT/Trafikverket kan dock i vissa fall vara möjliga. Det kan gälla projekt av mycket innovativ och nydanande karaktär eller andra typer av projekt där medfinansiering av olika anledningar kan vara mycket svårt att etablera, t ex projekt där BBT/Trafikverket är mer eller mindre ensam problemägare. Om dessa speciella principer för finansiering åberopas måste detta tydligt motiveras i ansökan. Det blir sedan upp till BBTs styrelse att besluta om rekommendation i respektive fall. För projekt som har rekommenderats i BBTs utvärderingsprocesser, men där avsedd medfinansiering senare visat sig omöjlig att åstadkomma och ovanstående kriterier är uppfyllda, kan en revidering av finansieringsplanen och omprövning i BBT/Trafikverket vara möjlig. Det bör också lyftas fram att även mindre andel finansiering från BBT/Trafikverket i projekt är fullt möjliga och i många fall eftersträvansvärda. Detta kan gälla delfinansiering från BBT/Trafikverket såväl i EU-projekt eller andra internationella projekt som i mer nationella projekt som har sin huvudsakliga finansiering från andra finansiärer. Huvudfinansiärerna kan t ex vara VINNOVA, Formas, Energimyndigheten, SKB etc, men kan även vara andra företag och organisationer som har möjlighet att kraftsamla på vissa forsknings- och utvecklingsinsatser. I brådskande sådana fall kan ansökan skickas in och behandlas av BBT/Trafikverket även mellan BBTs utlysningstillfällen.
Bilaga C. Maximal statlig finansiering enligt EUs regelverk samt teknologimognad enligt TRL-skalan Budget och finansiering ska läggas upp så att den begränsning av maximalt statlig finansiering som finns i EUs regelverk uppfylls! Bl a därför ska sökande också göra en egen bedömning av TRL-nivån (TRL Technology Readiness Level) på använda teknologier. Följande tolkning av EUs regelverk avseende statlig finansiering (i kortform) görs nu inom BBT/Trafikverket: Grundläggande maximal stödnivå inklusive reglerad tilläggsnivå enligt nedan • Grundforskning 100% • Industriell forskning 80%, 75% och 65% för små, medelstora respektive stora företag. • Experimentell utveckling 60%, 50% och 40% för små, medelstora respektive stora företag. Följande förutsättningar avseende val av forskningskategori görs också • Grundforskning är på nivån TRL 1-3 • Industriell forskning är på nivån TRL 4-5 • Experimentell utveckling är på nivån TRL 6-8 TRL-stegen som visas nedan ger exempel på klassificering av TRL-nivåer (taget från och kommenterat av RISE (Eilert Johansson)): TRL-stegen i huvuddrag TRL 1 – grundläggande principer observerade TRL 2 – teknologikoncept är formulerat TRL 3 – koncept bevisat i experiment TRL 4 – teknologin validerad i laboratoriemiljö TRL 5 – teknologin validerad i relevant miljö TRL 6 – teknologin demonstrerad i relevant miljö TRL 7 – systemprototyp demonstrerad i operationell miljö TRL 8 – färdigt system kvalificerat för användning TRL 9 – implementerat system fungerar i operationell miljö Från https://www.youtube.com/watch?v=Fbsv3Phk2Q4 Observera således att bedömd TRL-nivå också definierar den maximala statliga finansiering som ett projekt enligt EU-reglerna kan erhålla! Här ska all i projektet ingående statlig finansiering summeras!
Bilaga D. Jämställdhets-, genus- och mångfaldsaspekter
En beskrivning av projektorganisationen utifrån jämställdhets-, genus- och mångfaldsaspekter skall bifogas.
Jämställdhet: Att projektgruppen eftersträvar en jämn könsfördelning inom spannet 60/40 % (eller en plan för hur detta ska uppnås under projekttiden) samt att makt och inflytande är jämt fördelat mellan kvinnor och män i projektgruppen.
Köns- och genusperspektiv i innehåll (när relevant): Att projektgruppen tar ställning till både kvinnors och mäns behov och erfarenheter vid problemformulering och utveckling av nya lösningar samt beaktar ett köns- och/eller genusperspektiv i projektets genomförande.
Mångfaldsperspektivet i innehåll: Att projektgruppen tar ställning till mångfaldsperspektivet när det gäller behov och erfarenheter vid problemformulering och utveckling av nya lösningar och ny kunskap samt hur detta perspektiv beaktas vid projektets genomförande.
Här kan en standardtext komma att skapas. De olika högskolorna/universiteten arbetar med genusperspektiv och mångfald på egna sätt centralt i organisationen.
Bilaga E. Curriculum Vitae (CV)
CV skall bifogas för projektledaren och nyckelpersoner i projektet. CV bör omfatta maximalt 2 A4-sidor per person.
Bilaga F. Avsiktsförklaring/avtal avseende medverkan och/eller finansiering
Avsiktsförklaring ska bifogas för alla medsökande/medverkande parter i projektet utanför huvudsökandes egen organisation avseende viljan och förmågan att medverka i projektet på det sätt som anges i ansökan. Detta avser även parter som ska medverka i projektet men som ska finansiera denna insats själv. Det gäller dock ej deltagare i referensgrupp eller dylikt!
En lämplig mall för en avsiktsförklaring anges nedan: Avsiktsförklaring avseende ”projektpartens namn” medverkan i projektet ”projektnamn” inom utlysningen BBT "årtal huvud- eller extra utlysning” Motiv för deltagande i projektet ”Beskriv varför organisationen/projektparten deltar i projektet.” Beskrivning av medverkan Vi medverkar i ovanstående projekt i enlighet med den projektplan som lämnats in i samband med ansökan om finansiering. Åtagandets omfattning Omfattningen av vårt åtagande framgår av den projektplan som lämnats in i samband med ansökan om finansiering. För ”projektpart”, ”ort”, ”datum” _____________________________________________________________ __ ”namn på företrädare med behörighet att teckna avsiktsförklaringen”, befattning”
Om avtal eller annan utfästelse redan finns avseende finansiering så ska detta också bifogas/anges här!